Все мы так или иначе слышали о тайм-менеджменте, или управлении временем. Слышали или читали разные вещи, но неизменными оставались вопросы, как это можно применить в моей жизни, в моем бизнесе? Неужели реально в нашей ситуации что-то планировать на годы вперед? Возможно, управление временем – занятие для тех, у кого этого времени много?
Цель данной статьи – показать, как можно преломлять принципы управления временем в практике, а именно – в использовании электронного планировщика Outlook.
Многие используют Outlook исключительно как почтовую программу. Кроме этого, Outlook включает в себя удобный и настраиваемый календарь, список задач, которые можно конвертировать в элементы календаря и базу контактов. Outlook также можно использовать как планировщик и организатор совместной работы, но это отдельная тема, и в данной статье мы ее рассматривать не будем.
Итак, рассмотрим, как можно работать с календарем Outlook, планировать и управлять своим временем на его основе.
КАЛЕНДАРЬ
Общий вид и представление
Чтобы поменять или посмотреть общие настройки раздела Календарь:
В меню 
нажмите Параметры, появится окно:
Нажимаем 
, появляется меню
Доступны следующие действия:
• определение параметров рабочей недели;
• определение параметра календаря.
В разделе «Календарь» можно настроить различные отображения своего расписания:
• День 
• Неделя/рабочая неделя 
• Месяц 
Возможно выбрать другие представления, для этого необходимо:
Нажать 
затем выбрать 
после чего 
отобразиться меню с различными возможностями отображения папки Календарь.
Создание индивидуальной структуры папок
Для более удобного планирования в разделе «Календарь» можно создавать дополнительные папки, для этого необходимо нажать на раздел «Календарь» правой кнопкой и выбрать «Создать папку», в появившемся меню:
Создание индивидуальной структуры папок удобно при необходимости хранить все данные по конкретному направлению Вашей деятельности в одном месте.
Важно помнить, что все события, добавленные в альтернативные папки, не обновляются, т.е. не могут быть использованы в совместном планировании.
Данные в папках могут лишь дублировать информацию в основных папках, для более быстрого ее поиска и сортировки. Все же действия выполняются с данными в основных папках.
Работа с напоминаниями
Когда подходит время для напоминания о предстоящей встрече, появляется окно оповещений/
Доступны следующие действия:
• 
- прекратить оповещение обо всех элементах;
• 
- прекратить оповещение о выделенном элементе;
• 
- открыть элемент для подробного ознакомления;
• 
- отложить оповещение выделенного элемента на указанный период времени.
Для более удобной работы с оповещениями лучше всего выбирать одно время в своем расписании, когда происходит работа с задачами и календарем. Например: 9 утра каждого утра.
Оповещения не ставятся:
• Со стратегическими задачами;
• С мелкими рутинными делами.
ПЛАНИРОВАНИЕ МЕСЯЦА.
Процедура планирования включает в себя:
1. Определение приоритетности задачи;
2. Сортировку задач;
3. Зачистку расписания;
4. Определение лучшего времени для выполнения задачи;
Настройка вида месяца
Для правильной работы с Видом месяца необходимо:
• нажать 
• затем нажать список задач 
результатом будет добавление панели задач;
• настраиваем видимость календарика на два месяца (текущий и следующий);
Спецкалендарь
Создается для отображения расписания специальных долгосрочных (не менее месяца) проектов или при необходимости отображения расписания отдельного направления.
Для создания спецкалендаря необходимо:
• Правой кнопкой мыши нажать на раздел Календарь и выбрать «Создать папку» - тип папки «Календарь».
• Таким же образом создать подчиненную папку – типа «Задачи».
• В папке Задачи настраиваем необходимое представление.
Спецкалендарь является локальным сервисом, он не может содержать копии задач или встреч для обновления.
MS Outlook позволяет просматривать несколько календарей одновременно.
Классификация задач
При планировании месяца сначала определяется круг долгосрочных задач (из стратегического планирования), которые нужно выполнить в данном месяце, после чего эти задачи разбиваются на среднесрочные, соответствующие следующим критериям:
• Соответствие приоритетным направлениям месяца (не более 2-3);
• Конкретный срок выполнения задачи;
• Определение ресурсов;
• Совпадение задач с установленными нормами.
!!! Для удобства лучше всего выбрать один день в месяц, в который будет производиться обзор выполненных и планируемых задач. В основном устанавливается за два дня перед корпоративной отчетностью !!!
.
Ежемесячные задачи также классифицируются как:
• Имеющие/не имеющие срок окончания в планируемом месяце;
• Соответствующие, основным приоритетным направлениям месяца
ПЛАНИРОВАНИЕ НА НЕДЕЛЮ
Для создания наиболее эффективного расписания необходимо создать План распределения времени (ПРВ), который строится следующим образом:
1. Опишите вашу деятельность, чтобы вы могли ее проанализировать;
2. Начните свое расписание с того момента, когда вы встаете утром и закончите – когда ложитесь спать;
3. Внесите все встречи, совещания, задачи, которые проходят регулярно и систематически в одно время;
4. В течении двух недель ведите записи всего, что делаете, час за часом. Если не возможно – отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности;
5. Отмечайте простои и совмещение видов деятельности;
6. Через 2 недели сделайте предварительный анализ.
Проработка ПРВ:
1. Сколько времени выделить на каждый вид деятельности
2. Когда их запланировать
3. В пределах общих зон выделить конкретные задачи.
Алгоритм составления плана на неделю:
1. Внести в расписание все повторяющиеся встречи и события.
• Нажимаем 
• Перед нами окно встречи
• Заполняем поля «Тема», «Место», время.
• Нажимаем 
• Заполняем меню повторения
• Добавляем встречу в необходимую нам категорию 
• Присоединяем 
необходимые нам для проведения данной встречи.
2. Оставить время на обработку отвлечений;
3. На обработку корреспонденции;
4. На обед;
5. На заранее назначенные встречи;
6. На утреннее планирование и вечернюю оценку.
СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА ДНЯ
Важно!!!
День формируется из списка задач!!!
Для этого необходимо, выделить задачу и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить задачу в расписание.
После чего появится меню:
Здесь Вы:
• Выставляете необходимое Вам время;
• Сроки;
• Важность;
• Занятость;
• Добавляете категорию(если задача уже имела категорию, то она автоматически перенесется во встречу)
При выборе более точного времени для каждой задачи очень удобно группировать их по:
- Продолжительности
- Сложности
- Географии
В случае переноса и замены задач можно менять:
- Задачу на задачу
- Задачу на часть задачи
При планировании дня очень важно правильно расставить приоритеты для каждой задачи.
Существует два критерия для определения приоритетов:
- Срочно – это рутина, телефоны, еда, то, что делается сейчас.
- Важно – это то, что развивает нас, создает наше будущее.
При планировании дня: в первую очередь:
- Не делайте в одно и тоже время 2 задачи
- Группируйте разрозненные мероприятия в одну задачу
- Группируйте сходные по типу задачи в один временный блок
- Не превращайте рутину в проект
- При выполнении важной и длительной задачи определите, какое мероприятие по ней вы сделаете в это время.
- Перенесите ранее запланированные задачи или встречи, имеющие меньший приоритет по сравнению с более актуальными на сегодняшний день задачами или встречами, на другое, более подходящее время.
- Проведите переговоры с людьми, которых это касается
При планировании дня также:
Определяйте время с интервалами (запасами прочности), необходимыми для:
- Работы с отвлечениями
- Работы с e-mail
- Окончания задач
- Делегирования и контроля делегированных задач
- Написания отчетности и/или протоколов встреч
- Сохранение необходимых документов в нужном месте
- Фиксации ваших идей
Когда задача завершена, необходимо открыть вкладку Подробно
Объем работ: сколько планировалось потратить времени.
Организации: с кем были контакты по ходу выполнения задачи.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Мы постарались показать, как можно управлять своим временем с помощью электронного планировщика Outlook. Надеемся, эти сведения и рекомендации окажутся полезными.
При применении принципов управления временем к себе и своему делу не следует копировать все рекомендации; наоборот, старайтесь принимать и использовать только те усовершенствования, которые на опыте доказывают свою эффективность. Это касается и применения принципов управления временем с Outlook. Пробуйте разные варианты, наблюдайте, сравнивайте. Создайте свою собственную систему управления временем. Но: если вы действуете не в одиночку, подумайте и о корпоративных стандартах.
Статья взята с сайта http://bel.biz